Sami protiv kradljivaca vremena: Tehnologija kao saveznik a ne prepreka u upravljanju vremenom

U današnjem digitalnom dobu, često smo okruženi mnogobrojnim ekranima – prijenosnim računalima, pametnim telefonima, tabletima…kao i neprestanim pristupom društvenim mrežama. Iako tehnologija ima moć da nam olakša rad i poveća produktivnost, istovremeno postaje jedan od najvećih kradljivaca vremena. Kako onda ostati koncentriran i efikasno upravljati svojim danom? Prvo, važno je osvijestiti koliko često prelazimo s jednog ekrana na drugi, prekidamo zadatke da bismo provjerili notifikacije ili bez razmišljanja skrolali po društvenim mrežama. Ove „male pauze“ zapravo akumuliraju puno izgubljenih minuta (pa i sati) tijekom dana, a rezultati su smanjena produktivnost, osjećaj prezasićenosti informacijama, zamor očiju…

Kako se zaštititi od kradljivaca vremena?

Ključ je u postavljanju jasnih granica i strukturiranju digitalnog okruženja. Primjerice, koristite aplikacije koje ograničavaju pristup određenim web stranicama u radnim satima ili aktivirajte „ne ometaj“ način rada na svojim uređajima. Također, planirajte pauze kada ćete svjesno provjeravati društvene mreže, umjesto da ih koristite kao bijeg od dosade ili stresa. Osim kontroliranja vanjskih smetnji, važan je i unutarnji fokus – postavljanje ciljeva i prioriteta za radni dan. Kad imate jasnu viziju što želite postići, manje vas odvlače nevažni sadržaji. Na kraju, balans je nabolji saveznik. Koristite tehnologiju svjesno, tako da vam pomaže u organizaciji i uštedi vremena. Postavite granice, poštujte ih i pamtite da je kontrola u vašim rukama.

Kako zaštititi (i nadzirati) druge?

Ova tema je prije svega stvar osobne odgovornosti, no kao direktor / manager / vođa tima trebate to sagledati i iz timske perspektive kako se gubitak fokusa i vremena ne bi akumulirao, pa time to postaje i bitna korporativna tema. Izazov je naravno da donesene mjere ne odu u prejake restrikcije, jer zabrane pretpostavljaju nepovjerenje i u startu su destimulirajući faktor. Prekomjerno korištenje društvenih mreža među zaposlenicima može se smanjiti kombinacijom jasne interne politike, tehničkih rješenja i dobre interne komunikacije. Stručnjaci za upravljanje vremenom i ljudskim resursima preporučuju nekoliko mogućih mjera, a na svakom od vas je da procijenite da li bi i koliko bi te mjere bile primjerene, prihvatljive i efikasne upravo u vašem radnom kolektivu:

• Jasno definirana politika korištenja društvenih mreža: Izradite službenu politiku o korištenju društvenih mreža na radnom mjestu. Definirajte pravila: kad, gdje i u kojim slučajevima je dozvoljeno koristiti društvene mreže (npr. samo na pauzama, samo na osobnim uređajima ili uopće ne na poslovnim računalima).
• Tehnička ograničenja i alati: Ukoliko isti nisu neophodni za obavljanje posla (npr. djelatnicima marketinga ili korisničke podrške) na poslovnim računalima možete blokirati pristup društvenim mrežama pomoću Internet filtera, mrežnih firewall-a ili specijaliziranih softvera kao što su Kickidler, Freedom, StayFocuse, AppBlock i slično. Moguće je postaviti i „time-based“ ograničenja, npr. da su društvene mreže nedostupne tijekom radnog vremena a dozvoljene su na pauzama.
• Edukacija i transparentna komunikacija: Otvoreno informirajte zaposlenike o razlozima za uvođenje ovakvih mjera i njihovim koristima za timsku produktivnost. Organizirajte radionice ili prezentacije o produktivnosti i utjecaju digitalnih ometanja, kao i o zdravoj ravnoteži između privatnog i poslovnog pristupa mrežama
• Samopraćenje i podrška: Potaknite zaposlenike na samopraćenje vremena i upotrebu društvenih mreža. Neki alati nude opciju samostalnog uvida u osobnu produktivnost što dodatno motivira zaposlenike na odgovorno ponašanje

A što ako radite hibridno / od kuće?

Kada je svrha mjera transparentna, zaposlenici lakše prihvaćaju ograničenja, a vi kao direktor imate zadovoljniji i učinkovitiji tim. Međutim, što u slučaju hibridnog rada /rada od kuće? Poticanje na odgovorno ponašanje i smanjenje vremena na društvenim mrežama postaje veći izazov jer nema mogućnosti izravnog nadzora ili postavljanja ograničenja. U hibridnom okruženju ključ uspjeha je u povjerenju, jasnim pravilima, dobroj komunikaciji i podršci uz korištenje pametnih rješenja. Zaposlenici koji su uključeni u izradu pravila i kojima je objašnjen širi smisao ograničenja postaju samostalniji, motiviraniji i odgovorniji, bez obzira na to rade li u uredu ili kod kuće. Na temelju naših ranijih iskustava predlažemo da se oslonite na sljedeće:

• Fokusirajte se na rezultate a ne na broj radnih sati. Praćenje izvršenih zadataka i postizanja ciljeva smanjuje potrebu za mikroupravljanjem. Ujedno stavlja u fokus zadatke i očekivanja, informiranje o statusu aktivnosti, evidentiranje promjena i izvještavanje.
• Pratite organizacijske i tržišne trendove, izazove u radu i moguće uvođenje tehničkih ili organizacijskih rješenja. Pokažite zaposlenicima da je važna i njihova perspektiva.
• Promičite zdravi balans između posla i privatnog života. Ohrabrite zaposlenike na jasne i zdrave granice između poslovnih i privatnih aktivnosti.

Za kraj…

Ako se kao manager na svom mjestu susrećete s ovom problematikom, možda bi se mogli prisjetiti stare narodne „Dokoni um je đavolje igralište“.  Pobrinite se da vaši radnici imaju posla, da su osigurani svi uvjeti za rad, da su upute i instrukcije jasno komunicirane, da vlada zdrava korporativna klima, osigurajte mjere motivacije i nagrađivanja…i kradljivci možda odu sami….

Ili, ukoliko je uspješnija organizacija privatnog i poslovnog vremena tema koja vas i inače zanima, pridružite nam se na nekoj od sljedećih radionica “Upravljanje vremenom“ koja će vam približiti alate za lakše upravljanje obavezama, definiranje prioriteta i planiranje vremena.