Project management & IT

Volim raditi u multifunkcionalnim timovima, u kojima svatko daje pogled iz svog kuta i doprinosi rezultatu svojom specifičnom ekspertizom. Posebno je ugodno raditi s IT odjelima – to su ljudi za koje volim reći da razmišljaju u binarnom obliku, jer je sve svedeno na jednostavno, nula jedan, if yes then… Da biste dobili zadovoljavajuće rezultate i tražene funkcionalnosti, inputi moraju biti vrlo jasni.

Kao project manageri, često smo između šefa/ naručitelja/ investitora/ zakonodavca i, s druge strane – IT-a, što znači da trebamo znati 1. viziju, želje i očekivanja jedne strane, 2. mogućnosti i ograničenja druge strane. Tu je često i  treća strana u vidu krajnjeg korisnika kojem želimo osigurati: bolje korisničko iskustvo, brzi pristup informacijama, zadovoljavajući set funkcionalnosti. Rezultati nisu jednokratni i želimo da trajno osiguravaju:  jednostavno upravljanje i administriranje, jasne korisničke upute radi što veće samostalnosti administratora i krajnjih korisnika, pisani trag radi daljeg prijenosa znanja, odnosno u konačnici rješenje koje će trošiti minimum našeg dragocjenog vremena.

U nekim tvrtkama, uobičajeni su sastanci projektnih timova gdje se događa taj sraz želja i mogućnosti. Project manageri su glavni i odgovorni za upravljanje kvalitetom, rokovima i budžetom. Na početku projekta a ponekad i tijekom projekta, komunicira se preko trade-off matrice kroz koju definiramo svoje zahtjeve u pogledu kvalitete (scope, funkcionalnosti), utrošenog vremena i troškova.

No, iskustvo nam govori da to nije uvijek tako, posebno u velikim sustavima, državnim tvrtkama ili sustavima državne i javne uprave. Pored izazova koje upravljanje projektima nosi samo po sebi,  nedostaci velikih sustava u pogledu komunikacije i učinkovitosti provedbe projekata najčešće proizlaze iz njihove kompleksnosti, strukture i brojnosti dionika:

• spora komunikacija zbog hijerarhijskih razina i potrebnih odobrenja, spora provedba odluka
• izoliranost odjela, bez uvida u tuđe procese, neusklađeni prioriteti i konflikti oko odgovornosti, nedostatak među-funkcionalne suradnje
• nejasno vlasništvo i odgovornosti
• složeni procesi i birokracija, standardizirane i pretjerano kompleksne procedure, prevelika administracija
• teško uvođenje promjena, velike prilagodbe i usklađivanja (programa, ljudi, dokumentacije)
• nedostatak transparentnosti – informacije se često filtriraju prema razinama upravljanja, nedostatak uvida otežava planiranje i pravovremene reakcije
• upravljanje prioritetima, preopterećenost ključnih ljudi bez kojih projekti ne mogu napredovati
• postavljanje roka provedbe kao važnijeg kriterija od kvalitete i troškova (npr. provedba zakona do kraja kalendarske godine, provedba u izbornoj godini i slično), što može dovesti do brzih, nedovoljno promišljenih i skupih odluka ili do nedovoljno razrađenih rješenja i lansiranja rješenja u fazi testiranja.

Kad IT postane dizajner poslovanja

U takvim situacijama, IT odjeli rade ono u čemu su najbolji – poslože stvari, kreiraju rješenja, uredno ih dokumentiraju. Fokusiraju se na stabilnost, sigurnost i standardizaciju, što su legitimni i važni prioriteti.

No, ponekad ta rješenja kreiraju prema sebi a ne prema poslovnim potrebama, polako preuzimaju kormilo, utjecaj na provedbu projekta, posljedično i poslovne odluke za buduća postupanja. Tvrtkama odgovara podrška u vidu ljudi koji znaju svoj posao i učinkovito rade na provedbi, no vremenom IT, umjesto da je podrška poslovnim procesima, postaje – onaj čijim se rješenjima prilagođava nalogodavac, donositelj poslovnih odluka, i na kraju, cijeli sustav. U mnogim sustavima prepoznajemo tu  IT dominaciju po projektima koji izgledaju kao IT projekti, čak i kad to nisu.  Sustavi više odgovaraju logici IT-a nego potrebama korisnika, pa možda u konačnici kriteriji IT-a potisnu ono što je poslovno najvažnije: jednostavnost, razumljivost, korisnička vrijednost.  Neke funkcionalnosti se uklanjanju jer „kompliciraju sustav“, korisničke potrebe se reinterpretiraju, procesi se prilagođavaju softveru a ne obratno.

Zbog složenosti velikih sustava, promjena strategija, struktura ili čelnih ljudi, IT odjeli nerijetko najbolje poznaju poslovne procese, njihovu povijest, ovisnost između odjela, pa je dobronamjerno preuzimanje su-kreatora poslovanja utoliko lakše. S jednom vrlo važnom opaskom: to nije njihov posao!

Koliko to košta?

Na kraju priče, kao poduzetnici, želimo sve svesti na razinu troška:

1. vrijeme vlastitih resursa potrebno za pripremu i provedbu, pri čemu treba uzeti u obzir ne samo kalendarsko vrijeme (npr. od rujna do prosinca) već i količinu iteracija potrebnih za konzultacije, broj ljudi koje uključujemo u konzultacije, odnosno na razini mjerljive veličine – broj radnik sati x cijena sata rada;
2. izostanak realizacije drugog projekta, prodaje ili propuštena dobit jer su nam resursi bili angažirani na ovom projektu;
3. cijena programskog rješenja, bez obzira radi li se o vlastitim odjelima ili vanjskim dobavljačima; također treba predvidjeti i korisničku podršku, koja također troši resurse – što je rješenje neprikladnije i nejasnije, i što više odstupa od postojećih ili uhodanih procesa, zahtjevi za takvom podrškom će biti veći.

U upravljanju državom, osnovna financijska logika zakonodavstva kaže da priprema i provedba zakona ne bi trebala koštati više od benefita koje će zakon donijeti. O zakonodavnoj strategiji kao javnom interesu smo već pisali: Zakoni – poslovni planovi države. Na primjeru projekta Fiskalizacije 2.0,  koji treba zaživjeti za manje od mjesec dana, već sada vidimo sve od gore navedenog:

• rješenje koje je uslijed nekvalitetnog project managementa preuzeo IT
• neusklađeni sustavi, tehnologije i terminologije koje otežavaju i usporavaju provedbu
• rješenja koja se donose nespremna i na brzinu obično su najskuplja
• utrošak tisuća radnik sati jer poduzetnici pokušavaju shvatiti „što je pjesnik htio reći“
• usporavanje redovitog poslovanja zbog usredotočenosti na ispunjavanje nejasnih zakonskih uvjeta

Kako vratiti ravnotežu između IT-a i poslovanja

IT odjeli u velikim organizacijama ne preuzimaju donošenje odluka zato što žele moć — nego zato što u vakuumu odgovornosti, složenosti i nedostatka uključenosti poslovnih odjela nemaju drugog izbora. Ključ je u stvaranju suradničkog modela u kojem se poštuje stručnost obje strane. U takvom modelu IT i core business postaju partneri — a sustavi postaju korisni, učinkoviti i dugoročno održivi. Kako vratiti ravnotežu?

1. Jasno definirati vlasnike procesa. Bez osobe koja je odgovorna za poslovni proces, IT će preuzeti ulogu vodeću ulogu. IT, kao stručnjak za tehnologiju treba biti partner ali poslovnim procesima treba upravljati stručnjak za poslovne odluke.
2. Educirati poslovne odjele – Što bolje razumiju tehnologiju, bolje će donositi odluke koje zahtijevaju uvođenje novih tehnologija i tehničku podršku.
3. Korisnike od prvog dana uključiti u kreiranje rješenja, ne samo kao „recenzente“ nego kao aktivne su-kreatore.